仕事の効率化について【本紹介あり】

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2021.6.27.更新

「他の人より、仕事に時間がかかってる気がする…」

 この記事は、「仕事の効率化」について書いています。私自身、仕事を効率化するために、さまざまな書籍やブログの情報を実践しました。効率化が進まないと、本来やらなくていい残業をすることになり、あなたの時間が際限なく奪われます。今回は、おすすめの「効率化の方法」を書くとともに、参考になる本も紹介します。

  • 記事のメリット:仕事の効率化が進み、あなたのプライベートの時間が増える。
  • 対象:社会人(特に仕事を始めたての方)

目次

1.結論:仕事の効率化の3ルール
① 仕事を「分解」する
② メールはテンプレ化する
③ 集中力のいる仕事は午前、いらない仕事は終業間近にする

2.詳細:効率化の方法の説明

3.まとめ



1.結論:仕事の効率化の3ルール

 はじめに、仕事を効率化するための3ルールを紹介します。

① 仕事を「分解」する
② メールはテンプレ化する
③ 集中力のいる仕事は午前、いらない仕事は終業間近

因みに、この記事の①を書くにあたって、以下の本を参考にしました。
内定者への手紙 ー「仕事が遅い人」と呼ばれないための、10のチェックリスト (Day書店) | 北野唯我 | コミュニケーション | Kindleストア | Amazon



2.詳細:効率化の方法の説明

 それでは、仕事の効率化の3ルールを順に説明していきます。


① 仕事を「分解」する

 まずは、仕事の「分解」についてです。ここでは、参考図書で紹介されていた例を紹介したいと思います。
 例えば、あなたがメール処理の時間を短縮したいとします。そのとき、あなたがすべきことが「メール処理の分解」という作業です。では、具体的にどのように分解するのでしょうか。メール処理を分解した例を以下に示します。

・メールアドレスの入力
・メール文面のベース作成
・推敲~編集
・上司へのチェック依頼
・送信前の最終チェック
・送信

(出典)内定者への手紙 ー「仕事が遅い人」と呼ばれないための、10のチェックリスト (Day書店) | 北野唯我 | コミュニケーション | Kindleストア | Amazon

分解できたら、どのステップに時間がかかっているかを調べます。「メールアドレスの入力」に時間がかかっているなら、よく使う送信先は登録しておく。「メール文面のベース作成」に時間がかかっているなら、文面をテンプレ化する(次の節②で紹介します)。こうして、時間がかかっているステップを集中的に改善することで、全体の処理時間が短くなるのです。


② メールはテンプレ化する

 次は、メールのテンプレ化についてです。あなたが普段メールをする場面を思い出してください。「同じような内容を毎回かいてるな」というものはないでしょうか。例えば、「書類内容をチェックしました、内容OKです」という承認メール。「期限迫ってますが、進捗如何ですか」というお伺いメールなど。これらは、毎度イチからメールを書く必要はありません。では、どうするか。
 例として、「テンプレフォルダ」を作りましょう。テンプレフォルダの作り方を以下に示します。

まずは、作業工程の名前を付けたフォルダを作成します。学校の先生であれば、次が一例です。

<フォルダ名>
●配布プリントの作成
●授業
●保護者面談

次に、各工程でよく使うメール文面を、メモ帳などにコピーしておきます。そして、実際にメールを作成する際に、メモ帳から文面をコピペするのです。(=テンプレ化)

●配布プリントの作成
 ・○○先生(先輩)へのチェック依頼メール
●授業
 ・…
●保護者面談
 ・ …

あなたの仕事でも、どれだけ「テンプレ化」できるかを考えてみましょう。


③ 集中力のいる仕事は午前、いらない仕事は終業間近にする

 最後は、「集中力のいる仕事は、なるべく午前中に済ませる」というものです。理由は、人間は1日に使える集中力の量が決まっているためです。よって、午前中は集中力をたくさん使えるし、終業間近になるにつれて集中力は少なくなります。
 「私は、どの仕事にも集中力が要ると思います」という方は、集中力の要らない仕事として「メール処理」を分類してください。そうは言っても、メールの中にも緊急度が高いものもあるので、以下のように対応してみてください。

・メール処理は都度行わない。集中力が切れやすい昼休み前・終業前に集中的にする。
・ただし、件名は定期的にチェックしておいて、緊急性のあるものは例外的にすぐ処理する。

あなたも、自身の仕事を一度振り返ってみて、仕事の振り分けを実践してみてください。



3.まとめ

 最後に、この記事をまとめます。

●仕事の効率化の3ルールを紹介しました。
① 仕事を「分解」する
② メールはテンプレ化する
③ 集中力のいる仕事は午前、いらない仕事は終業間近にする

●参考とした本は以下のものです。
内定者への手紙 ー「仕事が遅い人」と呼ばれないための、10のチェックリスト (Day書店) | 北野唯我 | コミュニケーション | Kindleストア | Amazon

この記事が、あなたのキャリア形成の一助となることを願います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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