【考察・参考図書あり】効率的な仕事の進め方について

　2021.3.18.更新

　ここでは、効率的な仕事の進め方について、僕が学んだことや実践したことを共有したいと思います。

• 記事の対象：仕事の効率を高めたい人、残業を減らしたい人
• 記事で得られること：仕事の効率を高めるヒント
• 参考図書：エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

　仕事の効率が低いと、どうしても残業して終わらせる必要性があります。残業は、自分の時間、家族との時間、スキルアップに充てるはずの時間、…等々を奪っていきます。そこで今回は、僕自身が仕事の効率を上げるために学んだこと・実践したことを共有したいと思います。

１．結論：「エッセンシャル思考」で効率を高める

１.１「エッセンシャル思考」とは

　「エッセンシャル思考」とは、下記の参考図書で登場する用語です。

（※１）エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

　この図書では、「エッセンシャル思考」の狙いについて、下記の様に語っています。

自分の時間とエネルギーをもっとも効果的に配分し、重要な仕事で最大の成果を上げるのが、エッセンシャル思考の狙いである。

（参考図書）エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

2.2 今回ピックアップする考え方：「80対20の法則（パレートの法則）」

　ここでは、特に参考とした考えとして「80対20の法則（パレートの法則）」を取り上げます。この法則は、

成果の80%は20%の努力に起因する

（参考図書）エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

というものです。よく使われる具体例としては、下記のものがあります。

• 会社の売上の80%は、売上上位20%によってもたらされる。
• 会社の売上の80%は、能力上位20%の社員によってもたらされる。

つまり、みんなが平等に成果を出している訳ではなく、成果を出している人とそうでもない人と偏りがあるのですね。

1.3 「80対20の法則」と仕事の効率とのつながり

では、「80対20の法則」と仕事の効率はどのように関係するのでしょうか。
「80対20の法則」をあなたの仕事に置き換えると、

「全体の仕事のうち20%だけで、仕事の価値の80%を占める」

となります。
これを踏まえると、「エッセンシャル思考」に基づく仕事術とは、

「仕事のほとんどの価値を占めるごく一部仕事を見極め、それに全力投球する」

ことではないでしょうか。

ここで、２つ疑問が出てくるのと思います。

1つ目は、「少し極端では？」ということ。
もちろん、その意見は最もだと思います。実際は30対70だったり、40対60の可能性もあります。ただ、「本当に重要な仕事はごく一部」という考え方自体が大切なのだと思います。

2つ目は、「仕事の価値って何で決まるか？」ということ。
これは、個人的には下記の３つで計れると思います。

• 会社の業績への貢献度
• 社会への貢献度
• 個人のスキルアップへの貢献度

「仕事の価値」については、あなた自身でも一度考えてみて頂きたいです。

２．理由：なぜ「エッセンシャル思考」で効率が高まるか

「エッセンシャル思考」で効率が高まる理由は、「エッセンシャル思考」を取り入れない場合との比較で明らかになると思います。

例えば、会社に与える影響度が1000と10の仕事があった場合。

「エッセンシャル思考」を取り入れなければ、両方70点で仕上げます。すると、会社への影響度は1000×0.7+10×0.7＝707。

一方、「エッセンシャル思考」を取り入れれば、影響度1000の仕事を80点、影響度10の仕事を60で仕上げます。すると、会社への影響度は1000×0.8+10×0.6＝806。

いかがでしょうか。
このように、すべてを100点狙いでこなすのではなく、ある程度の「メリハリ」が重要であることが分かります。

３．具体例：砂の城を立てる場合

　ここでは、例として「砂の城を立てる」仕事にパレートの法則を適用した場合を見ていきましょう。あなたも、「この手順は、自分の仕事に置き換えたらどうなるか」という視点で読んでみてください。

３.１ 目標を立てる：「１週間で砂の城を立てる」
　まずは目標設定です。ここでは、「１週間で砂の城を立てる」ことを目指します。あなたの場合は、「売上○○」「～の対応を△件」などでしょうか。

３.２ 仕事をリストアップ&分類

　次に、必要な仕事をリストアップします。また同時に、「重要な上位20%」か「それ以外の80%」かの仕分けもしてみましょう。砂の城を立てる仕事の場合は、以下の通りでしょうか。

●重要な上位20%
・城の全体像を設計する
・砂の材料を考える
●それ以外の80%
・砂屋さんへの依頼メール
・仕事終わりにやったことを記録

3.3 上位20%に力を注ぐための仕組み作り

最後に、上位20%に力を注ぐための工夫をしましょう。例えば以下の通りです。

• 上位20%の仕事は午前中、その他80%の仕事は午後後半 or 昼休み間近
  →基本的に、集中力があるうちに重要な仕事をする、ということです。
• メールはテンプレを用意
  →毎回同じような内容のメールを打つ場合は、テンプレにしています。
• マニュアル化できるものは全てマニュアル化
  →出来上がりの質も向上します。

まとめると、以下のようになります。

赤文字が上位20%の仕事、青文字がそれ以外80%のイメージです。僕自身、砂の城設計者ではないので、これで砂の城が完成するか分かりませんが。。。ただ、このイメージで仕事の計画を立てることで、効率向上が図れるのではないでしょうか。

３.４ 備考

　ここまでで、「エッセンシャル思考」の一部について、大枠が説明できたかと思います。ここであなたは「そうはいっても、どの仕事も重要に見える」という問題にあたることもあると思います。「どの仕事も重要に見える」問題の解決策として、「自分のスキルになる仕事かを考える」があります。この仕事をすることで、他の職場でも通用する人財になれそうか？という観点で選ぶのも一手ではないでしょうか。

４．まとめ

　ここでは、「エッセンシャル思考」に基づいて、仕事の効率を上げるアイデアについて書きました。まとめると以下の通りです。

• 仕事のほとんどの価値を占めるのは、ごく一部の仕事である
• 「ごく一部」の仕事に全力投球できるように、1日の時間割を組む
• 仕事の価値の上下を計りかねるときは、「スキルになるか」で計るのも一手

（参考図書）エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

この記事が、あなたのキャリア形成の助けとなることを願います。

最後までお読み頂き、ありがとうございました！