【考察・参考図書あり】効率的な仕事の進め方について

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 2021.3.18.更新

 ここでは、効率的な仕事の進め方について、僕が学んだことや実践したことを共有したいと思います。

 仕事の効率が低いと、どうしても残業して終わらせる必要性があります。残業は、自分の時間、家族との時間、スキルアップに充てるはずの時間、…等々を奪っていきます。そこで今回は、僕自身が仕事の効率を上げるために学んだこと・実践したことを共有したいと思います。

目次

1.結論:「エッセンシャル思考」で効率を高める

2.理由:なぜ「エッセンシャル思考」で効率が高まるか

3.具体例:砂の城を立てる場合

4.まとめ

1.結論:「エッセンシャル思考」で効率を高める

1.1「エッセンシャル思考」とは

 「エッセンシャル思考」とは、下記の参考図書で登場する用語です。

(※1)エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

 この図書では、「エッセンシャル思考」の狙いについて、下記の様に語っています。

自分の時間とエネルギーをもっとも効果的に配分し、重要な仕事で最大の成果を上げるのが、エッセンシャル思考の狙いである。

(参考図書)エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

2.2 今回ピックアップする考え方:「80対20の法則(パレートの法則)」

 ここでは、特に参考とした考えとして「80対20の法則(パレートの法則)」を取り上げます。この法則は、

成果の80%は20%の努力に起因する

(参考図書)エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

というものです。よく使われる具体例としては、下記のものがあります。

  • 会社の売上の80%は、売上上位20%によってもたらされる。
  • 会社の売上の80%は、能力上位20%の社員によってもたらされる。

つまり、みんなが平等に成果を出している訳ではなく、成果を出している人とそうでもない人と偏りがあるのですね。

1.3 「80対20の法則」と仕事の効率とのつながり

では、「80対20の法則」と仕事の効率はどのように関係するのでしょうか。
「80対20の法則」をあなたの仕事に置き換えると、

「全体の仕事のうち20%だけで、仕事の価値の80%を占める」

となります。
これを踏まえると、「エッセンシャル思考」に基づく仕事術とは、

仕事のほとんどの価値を占めるごく一部仕事を見極め、それに全力投球する

ことではないでしょうか。


ここで、2つ疑問が出てくるのと思います。

1つ目は、「少し極端では?」ということ。
もちろん、その意見は最もだと思います。実際は30対70だったり、40対60の可能性もあります。ただ、「本当に重要な仕事はごく一部」という考え方自体が大切なのだと思います。

2つ目は、「仕事の価値って何で決まるか?」ということ。
これは、個人的には下記の3つで計れると思います。

  • 会社の業績への貢献度
  • 社会への貢献度
  • 個人のスキルアップへの貢献度

「仕事の価値」については、あなた自身でも一度考えてみて頂きたいです。

2.理由:なぜ「エッセンシャル思考」で効率が高まるか

「エッセンシャル思考」で効率が高まる理由は、「エッセンシャル思考」を取り入れない場合との比較で明らかになると思います。


例えば、会社に与える影響度が1000と10の仕事があった場合。

「エッセンシャル思考」を取り入れなければ、両方70点で仕上げます。すると、会社への影響度は1000×0.7+10×0.7=707。

一方、「エッセンシャル思考」を取り入れれば、影響度1000の仕事を80点、影響度10の仕事を60で仕上げます。すると、会社への影響度は1000×0.8+10×0.6=806。

いかがでしょうか。
このように、すべてを100点狙いでこなすのではなく、ある程度の「メリハリ」が重要であることが分かります。

3.具体例:砂の城を立てる場合

 ここでは、例として「砂の城を立てる」仕事にパレートの法則を適用した場合を見ていきましょう。あなたも、「この手順は、自分の仕事に置き換えたらどうなるか」という視点で読んでみてください。

3.1 目標を立てる:「1週間で砂の城を立てる」
 まずは目標設定です。ここでは、「1週間で砂の城を立てる」ことを目指します。あなたの場合は、「売上○○」「~の対応を△件」などでしょうか。

3.2 仕事をリストアップ&分類

 次に、必要な仕事をリストアップします。また同時に、「重要な上位20%」か「それ以外の80%」かの仕分けもしてみましょう。砂の城を立てる仕事の場合は、以下の通りでしょうか。

●重要な上位20%
・城の全体像を設計する
・砂の材料を考える
●それ以外の80%
・砂屋さんへの依頼メール
・仕事終わりにやったことを記録

3.3 上位20%に力を注ぐための仕組み作り

最後に、上位20%に力を注ぐための工夫をしましょう。例えば以下の通りです。

  • 上位20%の仕事は午前中、その他80%の仕事は午後後半 or 昼休み間近
    →基本的に、集中力があるうちに重要な仕事をする、ということです。
  • メールはテンプレを用意
    →毎回同じような内容のメールを打つ場合は、テンプレにしています。
  • マニュアル化できるものは全てマニュアル化
    →出来上がりの質も向上します。

まとめると、以下のようになります。

赤文字が上位20%の仕事、青文字がそれ以外80%のイメージです。僕自身、砂の城設計者ではないので、これで砂の城が完成するか分かりませんが。。。ただ、このイメージで仕事の計画を立てることで、効率向上が図れるのではないでしょうか。

3.4 備考

 ここまでで、「エッセンシャル思考」の一部について、大枠が説明できたかと思います。ここであなたは「そうはいっても、どの仕事も重要に見える」という問題にあたることもあると思います。「どの仕事も重要に見える」問題の解決策として、「自分のスキルになる仕事かを考える」があります。この仕事をすることで、他の職場でも通用する人財になれそうか?という観点で選ぶのも一手ではないでしょうか。

4.まとめ

 ここでは、「エッセンシャル思考」に基づいて、仕事の効率を上げるアイデアについて書きました。まとめると以下の通りです。

  • 仕事のほとんどの価値を占めるのは、ごく一部の仕事である
  • 「ごく一部」の仕事に全力投球できるように、1日の時間割を組む
  • 仕事の価値の上下を計りかねるときは、「スキルになるか」で計るのも一手

(参考図書)エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする | グレッグ マキューン, 高橋 璃子 |本 | 通販 | Amazon

この記事が、あなたのキャリア形成の助けとなることを願います。

最後までお読み頂き、ありがとうございました!

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