分かりやすい報告・発表資料の作り方(パワポ)【本紹介あり】

investment in oneself

2022.3.29.更新
2021.6.16.第1版

「プレゼンの機会があるけど、報告資料がうまく作れない…」
「学会発表のための資料がまとまらない…」

 この記事は、「分かりやすい報告・発表資料(パワーポイント:以下 “パワポ”)の作り方」をテーマとしています。

報告資料が上手くない場合、せっかく良い報告をしても聴いてもらえません。

私自身、パワポを使った発表を何回かする中で、様々な方の手法を参照したり、本から学んだりしました。

今回は、定評のある書籍の内容や、私自身が発表に慣れた方々から学んだ内容から、エッセンスを抽出して計「4ルール」をご紹介します。

  • 記事のメリット:パワポ作りが苦手ではなくなる。
  • 対象:会社や大学でパワポを作る機会のある方。


目次

1.結論:分かりやすいパワポの「4ルール」


2.詳細:
① 「1スライド1メッセージ」にする。
② 「根拠+主張」で組み立てる。
③ 文字装飾をシンプルにする。
④ タイトルは「スライド内容の代表」にする。


3.補足:ショートカットで時短する。


4.まとめ



1.結論:分かりやすいパワポの「4ルール」

 まずはじめに、分かりやすいパワポの「4ルール」を紹介します。

① 「1スライド1メッセージ」にする。
② 「根拠+主張」で組み立てる。
③ 文字装飾をシンプルにする。
④ 全スライドで異なるタイトルを心がける。

「4ルール」のうちの①②は、下記の参考図書からピックアップしています。
より深く知りたい方は、ご一読ください。

(参考:コンサル一年目が学ぶこと | 大石 哲之 |本 | 通販 | Amazon


2.「4ルール」の詳細

 本章では、「4ルール」の詳細を詳しくご説明します。


① 「1スライド1メッセージ」にする。

 1つ目は、「1つのスライドに、言いたいことは1つ」です。
1つのスライドに、結論や主張がたくさんあると、情報が多すぎて理解しきれません。

おすすめは、「1メッセージを、スライド下部に1~2文で書く」です。
さらに、特に重要なワードは、文字色を変えたり太字にすることで、よりポイントが分かりやすくなります。


② 「根拠+主張」で組み立てる。

2つ目は、「スライドの構成を『根拠となる数字・事実』+『自分の解釈・主張』とする」です。

 「根拠」として使うものは、データ・図表・写真などが挙げられます。
その根拠をもとに、あなたがどう「解釈」したかや、あなたの「主張」を添えます。

例えば、「売上が減っている」ということを伝えたい場合。「根拠」と「解釈・主張」は下記の通りです。

・根拠 … 過去5年の売上推移のグラフ
・解釈/主張 … 5年前から毎年○%ずつ減っている、対策として~をすべき、など。

グラフおよびコメントを見た聴衆は、単に「売上が減ってるよ」と言われるよりも、リアルにあなたの意見が耳に入るのです。


③ 文字装飾をシンプルにする。

3つ目は、「文字装飾をシンプルにする」です。

「文字装飾」とは、色・サイズ・フォントを指します。具体的には、下記の通りです。

 ・色を使い過ぎない(基本は黒と赤の2色
 ・サイズを統一する(サイズが2~3種類あると読みにくいです)
 ・フォントを統一する(MSPゴシック、メイリオ等がおすすめです)


④ 全スライドで異なるタイトルを心がける。

 4つ目は、「全スライドで異なるタイトルを心がける」です。

 私たちは、「複数のスライドに同じタイトルを付ける」をよくやってしまいます。
例えば、「○○の結果」のようなタイトルが2~3枚続くイメージです。

同じタイトルがたくさん続くと、ふとタイトルに目を向けたとき、いま何の話をしているのかが分からなくなります。

タイトルは、スライドの代表であると認識して、なるべくスライドごとに異なるタイトルを付けましょう。


以上「4ルール」を、すべて反映させた例が以下になります。

スライドの例

上のスライド例が、「4ルール」をどのように満たしているかを解説します。


① 「1スライド1メッセージ」にする。
→スライド下部の「結論」部分が、「1メッセージ」です。 

② 「根拠+主張」で組み立てる。

→「根拠」がグラフ部分、「主張」がスライド下部の結論です。

③ 文字装飾をシンプルにする。

→文字色は黒と赤のみ、フォントや文字サイズも揃っています(タイトルは大文字でも大丈夫です)。

④ 全スライドで異なるタイトルを心がける。

→タイトルを、単に「アンケート結果」とするのではなく、「アンケート結果(AとBの比較)」としています。この「結果(○○)」形式でタイトルをつけると、タイトルが「結果」だけのスライドをたくさん並べるよりも、何についてのスライドか?が分かりやすくなります。



3.補足:ショートカットで時短する。

 「スライドを分かりやすく作るルールは十分わかった」という方へ。おまけとして「スライドを速く作るルール」を、参考図書からご紹介します。

・図形のコピーは、「Shift」+「ctrl」+「横にスライド」
・図形同士をつなげるときは、「コネクタ」を使う。
・図形「田」を作るときは、「□」を4つ合体させる。「□」を十字で切る、はダメ。

他にも、さまざまなルールが参考図書で紹介されています。ぜひ一度目を通してみてください。
(参考:コンサル一年目が学ぶこと | 大石 哲之 |本 | 通販 | Amazon



4.まとめ

 最後に、この記事をまとめます。

●分かりやすいパワポの作り方として、「4ルール」を紹介しました。
① 「1スライド1メッセージ」にする。
② 「根拠+主張」で組み立てる。
③ 文字装飾をシンプルにする。
④ タイトルは「スライド内容の代表」にする。


●パワポを「速く」作る技も紹介しました。


●参考図書を1冊ご紹介しました。
コンサル一年目が学ぶこと | 大石 哲之 |本 | 通販 | Amazon

この記事が、あなたの自己投資の一助となることを願います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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