2022.3.31.第１版
2021.6.29.更新
「毎回、会議の時間が長すぎる…」
この記事は、「会議の進め方」をテーマとしています。
会議時間がムダに長い場合、帰る時間が遅くなったり、後の仕事をする体力を奪われたり、さまざまな弊害が生まれます。
私自身、仕事で会議に参加することが多々あります。会議が長いと、時間も体力もたくさん持っていかれるものです。
今回は、客観的な評価が高く、私も実践的だと感じた本をもとに、「会議を効率的に進めるには」というテーマで書いていきます。
- 記事のメリット：会議を効率的に進めて、仕事時間を短くできる。
目次
１．結論：会議の進め方「３ルール」
２．詳細：３ルールの詳細
① 「終わりの条件」を決める
② 時間割を決める
③ 決まったことをまとめる
３．まとめ
１．結論：会議の進め方「３ルール」
まず初めに、会議を効率的に進めるための「３ルール」を紹介します。
① 「終わりの条件」を決める
② 時間割を決める
③ 決まったことをまとめる
※この記事で参考とした本：
世界で一番やさしい会議の教科書 | 榊巻 亮 |本 | 通販 | Amazon
２．詳細：３ルールの詳細
１章でご紹介した3ルールについて、順番に説明いたします。
① 「終わりの条件」を決める
1つ目は、「『終わりの条件』を決める」です。
「終わりの条件」とは、「この会議は何が決まったら終わるのか？」ということです。
例えば、以下の２つの議題を見てみましょう。
△ 「コスト10%削減に向けて」
○ 「コスト10%削減のために、各部署がやることを決める回」
△で示した例だと、「どうすれば終わりか」が書かれていません。これでは、各々が何となく思うことを言って、時間が来たら終わり、の様になります。「～を議論し忘れた（議論漏れ）」や「～の話ってしなくてもよかったんじゃ？（余計な議論）」という事態になります。
一方、○で示した例だと、今回の議論では「各部署がやることを決めたら」終わりということが決まっています。よって、今回の議論でしなくてもよい話をすることもなく、効率的に会議を進められます。
ここからは私の意見ですが、「決めるべきこと」を予めパワポやWordに箇条書きにするとよいでしょう。そして、議論本番では、箇条書きの内容に沿って議論を進めます。
決まっていった項目は、箇条書きのすぐ下に、決まったことを書いていきます。これで議事録が完成します。
例を以下に示します。
・～の対策方針の決定
…新しく△△を導入する。
・～の役割分担の決定
…○○部が主担当。
・今後の方針の決定：10分
…7/15までに××を完了する。
※青字：会議前に書いておくこと
※緑字：会議中に決まって、議事録として残すこと
② 時間割を決める
2つ目は、「時間割を決める」です。
「時間割」とは、どの議題に何分使うのか？ということです。
時間割が重要である理由は、1テーマに時間をかけ過ぎることを抑制できるためです。
具体例を以下に示します。
・～の対策方針の決定：20分
・～の役割分担の決定：10分
・今後の方針の決定：10分
会議をしている中で、割り当てた時間が迫っていると気付いた方は「そろそろ時間も迫っているので、一旦まとめましょう」といった発言ができると効率的です。
③ 決まったことをまとめる
3つ目は、「決まったことをまとめる」です。
一通り決めるべきことが決まったところで、最後に決まったことをおさらいしましょう。おさらいによって、お互いの認識の齟齬を解消できます。
あなたが若手の方の場合、「私から『おさらいしましょう』って言いにくい」という場合もあるかもしれません。その場合は、「おさらい」というより「確認」の方が使いやすいでしょう。「よく分かっていない所もあるので、最後に確認させてください」といったお願いになります。
３．まとめ
最後に、この記事をまとめます。
●会議を効率的に進めるための「３ルール」を紹介しました。
① 「終わりの条件」を決める
② 時間割を決める
③ 決まったことをまとめる
●より深く学びたい際は、下記の本をご参照ください。
・世界で一番やさしい会議の教科書 | 榊巻 亮 |本 | 通販 | Amazon
この記事が、あなたのキャリア形成の一助となることを願います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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