会議の進め方【おすすめ3ルール・本紹介あり】

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2022.3.31.第1版
2021.6.29.更新

「毎回、会議の時間が長すぎる…」

 この記事は、「会議の進め方」をテーマとしています。

会議時間がムダに長い場合、帰る時間が遅くなったり、後の仕事をする体力を奪われたり、さまざまな弊害が生まれます。

私自身、仕事で会議に参加することが多々あります。会議が長いと、時間も体力もたくさん持っていかれるものです。

今回は、客観的な評価が高く、私も実践的だと感じた本をもとに、「会議を効率的に進めるには」というテーマで書いていきます。

  • 記事のメリット:会議を効率的に進めて、仕事時間を短くできる。


目次

1.結論:会議の進め方「3ルール」


2.詳細:3ルールの詳細
① 「終わりの条件」を決める
② 時間割を決める
③ 決まったことをまとめる


3.まとめ



1.結論:会議の進め方「3ルール」

 まず初めに、会議を効率的に進めるための「3ルール」を紹介します。

① 「終わりの条件」を決める
② 時間割を決める
③ 決まったことをまとめる

※この記事で参考とした本:
世界で一番やさしい会議の教科書 | 榊巻 亮 |本 | 通販 | Amazon



2.詳細:3ルールの詳細

 1章でご紹介した3ルールについて、順番に説明いたします。


① 「終わりの条件」を決める

 1つ目は、「『終わりの条件』を決める」です。

「終わりの条件」とは、「この会議は何が決まったら終わるのか?」ということです。
例えば、以下の2つの議題を見てみましょう。

△ 「コスト10%削減に向けて」
○ 「コスト10%削減のために、各部署がやることを決める回」

 △で示した例だと、「どうすれば終わりか」が書かれていません。これでは、各々が何となく思うことを言って、時間が来たら終わり、の様になります。「~を議論し忘れた(議論漏れ)」や「~の話ってしなくてもよかったんじゃ?(余計な議論)」という事態になります。

 一方、○で示した例だと、今回の議論では「各部署がやることを決めたら」終わりということが決まっています。よって、今回の議論でしなくてもよい話をすることもなく、効率的に会議を進められます。

 ここからは私の意見ですが、「決めるべきこと」を予めパワポやWordに箇条書きにするとよいでしょう。そして、議論本番では、箇条書きの内容に沿って議論を進めます。
決まっていった項目は、箇条書きのすぐ下に、決まったことを書いていきます。これで議事録が完成します。

例を以下に示します。

~の対策方針の決定 
 …新しく△△を導入する。
~の役割分担の決定
 …○○部が主担当。
今後の方針の決定:10分
 …7/15までに××を完了する。

青字:会議前に書いておくこと
緑字:会議中に決まって、議事録として残すこと


② 時間割を決める

 2つ目は、「時間割を決める」です。

 「時間割」とは、どの議題に何分使うのか?ということです。
時間割が重要である理由は、1テーマに時間をかけ過ぎることを抑制できるためです。

具体例を以下に示します。

・~の対策方針の決定:20分
・~の役割分担の決定:10分
・今後の方針の決定:10分

会議をしている中で、割り当てた時間が迫っていると気付いた方は「そろそろ時間も迫っているので、一旦まとめましょう」といった発言ができると効率的です。


③ 決まったことをまとめる

 3つ目は、「決まったことをまとめる」です。

 一通り決めるべきことが決まったところで、最後に決まったことをおさらいしましょう。おさらいによって、お互いの認識の齟齬を解消できます。

 あなたが若手の方の場合、「私から『おさらいしましょう』って言いにくい」という場合もあるかもしれません。その場合は、「おさらい」というより「確認」の方が使いやすいでしょう。「よく分かっていない所もあるので、最後に確認させてください」といったお願いになります。



3.まとめ

 最後に、この記事をまとめます。

●会議を効率的に進めるための「3ルール」を紹介しました。
① 「終わりの条件」を決める
② 時間割を決める
③ 決まったことをまとめる

●より深く学びたい際は、下記の本をご参照ください。
世界で一番やさしい会議の教科書 | 榊巻 亮 |本 | 通販 | Amazon

この記事が、あなたのキャリア形成の一助となることを願います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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