読みやすい文章の書き方【5ルール&本紹介あり】

investment in oneself

2022.3.1.更新
2021.6.12.第1版

「企画書やメールで、全然文章が書けない」
「文章術の本はたくさんあるけど、なかなか読む時間がないな…」

 この記事は、「読みやすい文章の書き方」をテーマとしています。

「文章を書くのが苦手」な場合、さまざまな場面で損をしてしまいます。
企画書やメールに時間がかかり、仕事が長引く上、相手に意図が伝わらないことがあります。プライベートでも、LINEやメールが分かりにくいと、相手に与える印象は良くありません。

今回は、私自身が色々な教材で学んだことと、気を付けていることを併せて、「5ルール」に絞ってご紹介します。
併せて、参考とした本もご紹介します。読者からの評価が高い本のため、安心してご参照ください。

  • 記事の対象:コミュニケーションで相手に好印象を与えたい方、仕事の質を上げたい方、他。



目次

1.結論:文章の「見た目」と「内容」を磨く


2.詳細:「見た目」を磨く3ルール、「内容」を磨く2ルール
「見た目」を磨く3ルール
① 平仮名と漢字のバランスを整える
② 改行を意識する
③ 箇条書きを使う

「内容」を磨く2ルール
① 「型」を使う
② シンプルさを心がける


3.まとめ




1.結論:文章の「見た目」と「内容」を磨く

 まず初めに、5ルールの基本となる大原則をご紹介します。 

 それは、文章を「見た目」と「内容」の2つの面から磨く、ということです。

見た目」とは、直観的な分かりやすさです。
例えば、漢字がビッシリ詰まって、一切改行のない文章は「見にくいな」と感じるはずです。この「見やすい」「見にくい」を、「見た目」と表現しています。

内容」とは、論理的な分かりやすさです。
話が頻繁に逸れていたり、あちこち飛んでいる文章は「分かりにくい」と感じるはずです。この「論理的に分かりやすいか」を「内容」と表現しています。

読みやすい文章は、「見た目」「内容」どちらの面からも読みやすく書かれています。
「見た目」「内容」は、行動経済学の表現では「システム1」「システム2」と表現されます。詳しくは、参考図書『沈黙のWebマーケティングーWebマーケッター ボーンの激闘ー』を参照ください。

(参考:沈黙のWebライティング —Webマーケッター ボーンの激闘— | 松尾 茂起, 上野 高史 | 工学 | Kindleストア | Amazon



2.詳細:「見た目」を磨く3ルール、「内容」を磨く2ルール

 本章では、1章でご紹介した「見た目」と「内容」について、具体的にどのように磨くのかをご紹介します。

ここで、「見た目」を磨くルールとして3つ、「内容」を磨くルールとして2つ紹介します。

(主な参考文献:「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。 | 藤吉 豊, 小川 真理子 |本 | 通販 | Amazon


(1)「見た目」を磨く3ルール

① 平仮名と漢字のバランスを整える

 1つ目は「平仮名と漢字のバランスを整える」です。

「平仮名」と「漢字」は、どちらか一方のみだと、読みにくいだけでなく、文章が与える印象も下がります。平仮名だらけだと幼い印象になるし、漢字だらけだと難しくて読みにくい印象を与えます。

例えば、以下の文を読んでみてください。

(a)漢字だらけの例…「具体的に、以下の様な問題点を挙げる。」

(b)バランスを調整した例…「例えば、次のような問題点をあげる。」

(a)の文は、やや漢字が多いという印象があります。
そこで、(a)の文を平仮名多めにしたものが(b)の文です。平仮名を増やすにあたっては、次の2パターンがあります。

単純な変換…「様な」→「ような」、「挙げる」→「あげる」
意味の変換…「具体的に」→「例えば」、「以下の」→「次の」

あなたも、書いた文章を読み直して「平仮名と漢字のバランスが悪い」と感じたら、「単純な変換」と「意味の変換」で整えてみてください。


② 改行を意識する

 2つ目は、「改行を意識する」です。

具体的な方法としては、意味の変わり目や、強調したい所で改行するのが効果的です。

例えば、以下の例を見てください。

(改行しない例)
「分かりやすい文章を書くために、2人から意見を集めました。Aさんからは、○○というアイデアをもらいました。Bさんからは、××というアイデアをもらいました。」

(改行する例)
「 分かりやすい文章を書くために、2人から意見を集めました。
 Aさんからは、○○というアイデアをもらいました。
 Bさんからは、××というアイデアをもらいました。」

他にも、空白余白を使うことで、さらに「見やすさ」がアップします。ぜひ、日頃の文章作りに取り入れてみてください。


③ 箇条書きを使う

 3つ目は、「箇条書きを使う」です。

「箇条書き」は、要素をたくさん並べるときに効果を発揮します。

具体例として、以下の文章を読んでみてください。

(箇条書きなし)
「私の好きな果物はバナナです。理由は3つあります。1つ目は、栄養価が高いためです。2つ目は、甘さが好みだからです。3つ目は、持ち歩きやすいからです。」

(箇条書きあり)
「私の好きな果物はバナナです。理由は次の3つです。
・栄養価が高いため
・甘さが好みのため
・持ち歩きやすいため

上の例だと、3つの「理由」が要素です。要素を1文で並べるよりも、箇条書きの方が見やすくなっています。


(2)「内容」を磨く3ルール

① 「型」を使う

 1つ目は「を使う」です。

文章の「型」として、ここでは2つ紹介します。

説得するときに使える「PREP法
 「PREP」とは、「Point(要旨)→Reason(理由)→Example(具体例)→Point(要旨)」の略です。

例えば、以下の例を見てみてください。

・Point(要旨):あなたは、海外に行くべきだ。
・Reason(理由):なぜなら、価値観が大きく変わる可能性があるからだ。
・Example(具体例):例えば、経営者で有名な○○さんも、海外の旅をきっかけに人生が変わった。
・Point(要旨):よって、あなたは海外に行くべきだ。

「PREP」の順に文章を構築するだけで、相手にも伝わりやすい主張ができます。


説明するときに使える「抽象→具体法
 「抽象→具体法」とは、説明するときに「まずは抽象から入り、具体に展開しましょう」ということです。例えば、以下の例を見てみてください。

 「筋力をアップさせるには、3つのルールを守る必要があります(抽象)。その3つのルールとは…(具体)」

はじめから細かい内容に入る前に、まずは大枠の説明をします。そのため、読者は「今からこんな話をするんだな」という準備ができます。


② シンプルさを心がける。

 2つ目は、「シンプルさを心がける」です。 

シンプルさとは、例えば「1文には1コンテンツにする」「1文を短くする」ということです。

例えば、以下の例を見てみてください。

(シンプルではない例)
「私の所属は○○部で、私は△△の役割を担っていて、苦労するところは××な所です。」

(シンプルな例)
「私の所属は○○部です。○○部では、私は△△の役割を担っています。苦労するところは××な所です。」

1つの文に2つ3つと内容を入れるのではなく、適度に息継ぎするよう心掛けましょう。



3.まとめ

最後に、この記事をまとめます。


●文章の書き方として、「見た目」を磨く3ルール、「内容」を磨く2ルールを紹介しました。

見た目」を磨く3ルール
平仮名と漢字のバランスを整える。
改行を意識する。
箇条書きを使う。

内容」を磨く2ルール
① 「」を使う。
シンプルさを心がける。

さらに深く学びたい方は、以下の本をおすすめします。
「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。 | 藤吉 豊, 小川 真理子 |本 | 通販 | Amazon
沈黙のWebライティング —Webマーケッター ボーンの激闘— | 松尾 茂起, 上野 高史 | 工学 | Kindleストア | Amazon

この記事が、あなたの自己投資の一助となることを願います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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